La misma reclamación menciona a la matriz y a la filial: cómo identificar cada asegurado

Pon cada nombre en su sitio

Copia de la reclamación la denominación completa de cada sociedad y el papel que se le atribuye. Luego revisa quién firmó el encargo, quién facturó y quién ejecutó la actividad que originó la queja. Si una empresa aparece solo por pertenecer al grupo, anota esa diferencia y conserva los documentos que la muestran.

En un grupo puede haber una marca comercial común y varias sociedades. El nombre que aparece en la cabecera de un correo quizá no identifique a quien firmó el contrato. Usa las denominaciones que figuran en los documentos y pide al cliente que aclare a quién atribuye cada hecho si su escrito resulta ambiguo.

El tomador puede contratar por cuenta de otra persona

El artículo 7 de la Ley de Contrato de Seguro permite contratar por cuenta propia o ajena y prevé que el tercero asegurado pueda ser determinado o determinable según lo acordado. Comprueba quién figura como tomador y cómo se identifica a los asegurados en las condiciones particulares y en los suplementos.

Busca también la definición de filial existente o entidad adquirida. El condicionado de RC profesional de Hiscox consultado las distingue y, según el supuesto, contempla requisitos como actividad, domicilio, ingresos, notificación o aceptación escrita. El mismo documento contempla una regla de retroactividad para entidades adquiridas. Comprueba cómo se aplica en el contrato que corresponde a tu grupo.

Ordena tres fechas antes de pedir confirmación

Anota cuándo se adquirió la filial, cuándo se produjo el hecho reclamado y cuándo se recibió el escrito. Añade la fecha que figura en cualquier suplemento de inclusión. Si la actividad se prestó antes de la adquisición, señala ese dato por separado y pregunta qué fecha o periodo debe comprobar la aseguradora.

Si tienes constancia de que comunicaste una adquisición, localiza el mensaje de envío y su respuesta. Distingue una solicitud de inclusión de un documento que la confirma con sus condiciones. Si una sociedad tiene otra póliza, facilita su referencia a quien tramita el asunto para que pueda valorar la relación.

Ejemplo con una filial recién adquirida

Una matriz recibe una reclamación dirigida también a la filial que compró en abril. El trabajo se entregó en marzo y el escrito llegó en junio. La persona que tramita el expediente aporta el contrato del trabajo, el documento de adquisición y el suplemento. Pide una respuesta separada sobre cada sociedad y sobre el periodo del trabajo reclamado.

Guarda el acuse de la comunicación y la referencia que permita seguir ambas consultas.

Si una comunicación se dirigió solo a una sociedad, conserva el correo o la carta con el nombre del destinatario. Si después llega otra reclamación al resto del grupo, guárdala por separado. La secuencia ayuda a explicar cuándo conoció cada sociedad los hechos.

Información editorial general. Los ejemplos son ficticios. Consulta la documentación de tu póliza y la normativa aplicable.