Compartes archivos de trabajo con un cliente y se pierde una versión: quién debe acreditar lo entregado

Recupera las referencias de la versión exacta

Anota el nombre del archivo, su fecha, su número de versión y la carpeta donde se compartió. Conserva el mensaje de entrega y, si existe, la respuesta del cliente. Revisa el historial o la copia de seguridad desde el canal que tengas autorizado. Una confirmación de descarga puede ayudar a situar el hecho aunque no pruebe qué contenido se abrió.

Averigua si falta la versión de trabajo, si se sustituyó por otra o si el acceso al enlace caducó. Pide al cliente que identifique qué fichero esperaba encontrar. Si el sistema muestra un historial, conserva solo el extracto necesario y evita sobrescribir archivos o borrar registros mientras averiguas lo ocurrido.

Comprueba qué custodia habías aceptado

Busca en el encargo dónde se entregaban los materiales, quién gestionaba permisos y si se acordó conservar copias después de cada entrega. El artículo 1091 del Código Civil remite al cumplimiento de lo pactado entre las partes. Por eso la propuesta aceptada y los mensajes que concretan la entrega ayudan a identificar qué custodia se asumió.

Separa los archivos que te facilitó el cliente de los que creaste para él y de los borradores de uso interno. En una carpeta compartida pueden convivir los tres. Haz constar quién podía editar cada fichero y si había una versión marcada como definitiva.

Separa restaurar un documento de rehacer el trabajo

En las condiciones de RC profesional TIC de Hiscox consultadas, la cláusula para documentos de clientes contempla determinados costes de restauración o sustitución de documentos o datos electrónicos asignados al asegurado. Exige condiciones de custodia y obligación legal de restaurar o reemplazar, además de franquicia y límites en ese texto.

Pregunta a tu seguro si la incidencia se examina como pérdida de documentación, error profesional o un problema de acceso. Si alguien debe reconstruir el archivo, pide que el presupuesto distinga recuperación técnica, horas para rehacerlo y cambios nuevos pedidos después de la entrega. Conserva los justificantes que vinculan cada tarea con la incidencia.

Un archivo visible puede ser la versión equivocada

A una diseñadora le reclaman el fichero definitivo de un catálogo. La carpeta muestra una versión anterior y el correo conserva el nombre del archivo aprobado. Antes de modificar la carpeta, anota las referencias de ambos archivos, pide confirmación de qué fichero descargó el cliente y consulta si es posible recuperar la versión aprobada del historial.

Si la recupera, puede entregarla por el canal acordado y dejar constancia de cuándo volvió a estar disponible. Si no aparece, el expediente ya permite identificar qué falta y qué trabajo costaría recuperarlo.

Si el proveedor de almacenamiento interviene, apunta qué copia puede restaurar y en qué estado quedará. Si te propone recuperar toda la carpeta, pregunta cómo conservar el contenido nuevo antes de aceptar.

Información editorial general. Los ejemplos son ficticios. Consulta la documentación de tu póliza y la normativa aplicable.