Compartes despacho con otro profesional: qué póliza examina la reclamación de un cliente

Empieza por el nombre que vio el cliente

Pon en la misma mesa el presupuesto, la aceptación y la factura. Comprueba si todos nombran a la misma persona o empresa y quién firmó el trabajo. Una recepcionista compartida puede organizar citas para varios profesionales sin haber asumido ninguno de sus encargos. En cambio, un presupuesto emitido bajo un nombre común merece comprobar qué se ofreció y quién lo aceptó.

Anota qué actuación cuestiona el cliente y contra quién dirige la reclamación. Si menciona tanto al despacho como a un profesional, conserva el texto tal como llegó. No corrijas su destinatario por tu cuenta ni envíes expedientes de otros clientes para demostrar cómo trabajáis.

Una dirección común cuenta poco por sí sola

La Ley de sociedades profesionales contiene reglas para el ejercicio colectivo de la actividad profesional y contempla una presunción cuando se usa públicamente una denominación común o se emite documentación bajo ese nombre. Antes de invocarla, comprueba si la actividad y la forma de ejercer encajan en esa ley. Compartir gastos, sala de espera o dirección postal no responde a esa pregunta.

Si interveníais dos profesionales, deja claro qué aceptó cada uno: quién habló con el cliente, quién hizo la revisión y quién entregó el resultado. La autoría de un documento y la parte que contrató con el cliente pueden ser distintas.

Abre la póliza por la definición de asegurado

Busca quién está incluido, qué actividad figura en particulares y qué se dice de empleados, autónomos que actúan por cuenta ajena o colaboradores. Las condiciones de Hiscox consultadas ilustran que la actividad descrita en particulares importa y que los módulos tienen definiciones propias. Que un compañero tenga un seguro en la misma compañía no lo incluye en el tuyo.

Si hay duda, comunica los hechos por el canal de tu entidad y pregunta qué documentación necesita para examinar el alcance. Facilita los datos del encargo que sean pertinentes y conserva el acuse. El seguro del local puede tratar otro riesgo y no dice quién responde del servicio profesional.

Si la reclamación llegó a la dirección común, registra cuándo la recibió la oficina y cuándo llegó al profesional. Una vez identificado quién debe gestionarla, conserva el mensaje original y evita circularlo por todo el despacho.

La factura de un encargo compartido solo en apariencia

Mónica y Raúl comparten oficina y teléfono de recepción. El cliente reclama por un informe que facturó Mónica y menciona el nombre del local en su correo. Mónica conserva presupuesto y factura, identifica qué aportó Raúl y pide que se examine su póliza. No responde por el otro profesional ni afirma que el nombre del local equivalga a una sociedad.

Antes de la próxima firma, conviene que la identidad del contratado se entienda ya en el presupuesto.

Información editorial general. Los ejemplos son ficticios. Consulta el contrato y la normativa aplicable. CalmWise es editorial y su formulario sigue en demostración.